El control de inventario es el procedimiento que tiene como finalidad englobar y supervisar el stock de una empresa, es decir, nos ayuda a enterarnos de la realidad de una compañía.
Existen diversos tipos de control de inventarios; según su logística, según su forma, según su movimiento y según su regularidad. También pueden ser realizados en tablas de Excel o softwares más avanzados y especializados para tareas de esta índole, como también podría serlo la tecnología RFID.
Al implementar esto en tu almacén, deberás tomar en cuenta diferentes tareas e interrogantes, entre ellas: ¿cómo será la clasificación de inventario? ¿tengo mínimos y máximos en mi stock? ¿con qué frecuencia se realizará la revisión de inventario?
Pero la pregunta más importante es: ¿Cuál es la importancia de realizar todos estos procedimientos? Descúbrelo aquí.
Uno de los propósitos de realizar un minucioso control de inventarios es la reducción de costos y pérdidas, reducir los costos de fletes por una mayor planeación y reducción de las compras de emergencia. Al tener información actualizada de lo que hay dentro de tu almacén las pérdidas serán menores con los productos que tienen un corto período de vida y evitarás conservar productos con un almacenamiento deficiente. También podrás observar que productos tienen una rotación mayor y necesitas reponer antes de que estos acaben, y lograr mantener un volumen de ventas elevado.
Al tener roturas de stock hasta tus más fieles clientes irán a comprar el producto que necesitan en la competencia y generar un descontento en tu público. Comprar mercancía sin conocer lo que ya tienes almacenado puede traer consigo un sinfín de problemas; desde ofrecer un almacenamiento de baja calidad, como añadir un cargo innecesario a tus gastos mensuales. Por este motivo, tener límites tanto de un máximo como un mínimo en stock será de gran utilidad para tu empresa. Mejorar el Flujo de Efectivo de tu empresa debe ser una de tus metas, al comprar de manera más eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios esto ayudará a que el dinero no esté sentado en tu almacén sino trabajando.
Otra ganancia que se ve reflejada al tener implementado este control en tu negocio es la seguridad anti-robos que él mismo ofrece. Al saber en todo momento cómo se van descontando los productos del stock y compararlo con las ventas, notarás si uno o varios productos desaparecen sospechosamente y si existe la posibilidad de un robo dentro de tus propias instalaciones. Esto es llamado “el robo hormiga”, que es un problema que pudiera parecer inofensivo, pero viene a ser consecuencia de una falta de control en tu inventario y monitoreo del mismo.
Con un buen inventario y personal eficiente se pueden organizar las compras necesarias para reponer la mercancía vendida, la preparación de pedidos y afrontar los cambios de la demanda con facilidad. Un punto a favor es almacenar stock suficiente para atender a sus clientes, incluso cuando se produce un aumento de las ventas; pero a la vez, aprovechando los recursos del almacén sin ocupar una cantidad de espacio excesivo.
Llevar el Control de Inventario adecuado:
- Asegúrate que tu inventario se mantenga organizado y actualizado: Este debe ser tu primer paso, lo que más te ayudará será tener una visión más real de tu situación de tus inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es indispensable que tu almacén cuente con un catálogo de todo lo que tiene para ofrecer.
- Establecer puntos de re-orden, mínimos y máximos: Tus datos te ayudarán a hacerlo tan solo respondiendo las siguientes preguntas.
Puntos de Re-Orden: ¿Qué cantidad de unidades debo tener para volver a realizar el pedido de un producto?
Stock Mínimo: ¿Cuánto es lo mínimo que puedo tener en existencia del mismo producto?
Stock Máximo: ¿Cuántas unidades puedo acumular de este producto sin poner en riesgo su calidad o el espacio de mi almacén? - Categorías por producto: Si deseas un mejor panorama de tu mercancía, puedes administrarlo en 3 grupos
Grupo A: Estos son los productos de alta rotación. Son los que tienen un flujo de venta constante y puedes adquirir en grandes cantidades.
Grupo B: Podemos encontrarla como la mercancía que aumenta sus ventas según la época del año. Su pedido se realiza en base a la necesidad de la mayoría de clientes.
Grupo C: Los pedidos especiales son los artículos que ofrecemos para un cliente o grupo que conforman una minoría, es decir, su rotación es la más baja de todas. Su reposición es remota y su compra se realiza en cantidades pequeñas. - Haz una detenida comparación de tu inventario y tu almacén: Es de suma importancia que periódicamente realicen una inspección de que tu anaquel y tu inventario estén trabajando simultáneamente, es decir, que verifiques que la información que te ofrece tu inventario es verídica. Además, esto es un buen ejercicio para descubrir qué productos necesitan una mejor estrategia de ventas para su salida, tal como podrían serlo un descuento, una campaña o una promoción.
- Periodicidad de revisión de inventario: Define junto con tu equipo cada cuánto tiempo harán una revisión manual del inventario para comprobar su exactitud. Desistir en la constancia de esta actividad es parte de los errores comunes en la gestión de almacenes, ya que esta tarea es de suma importancia para notar cambios importantes en el volumen de venta y salida.
El objetivo principal del control de inventario es garantizar que cada vez que un cliente vaya a tu empresa por un producto, tu personal pueda ponerlo a su disposición de manera rápida y eficiente. Cuando existe un control preciso en el stock, la empresa estará capacitada para reducir fraudes, daños físicos o robos. Vas a tener una cantidad suficiente de mercancía para vender y comprenderás qué te hace falta y qué no.
Al final, utilizar este sistema dentro de tu empresa solo traerá consigo cosas positivas y facilitará la gestión de tu almacén. Esto generará mayor capacidad de ventas, clientes satisfechos, buenas reseñas, un crecimiento exponencial en efectividad en tu compañía ¡y mucho más!