¿Qué es la gestión de almacenes?

Realizar una adecuada gestión de almacenes, es una tarea clave  que influye constantemente en los niveles de productividad y rentabilidad de una empresa o negocio.

Los procedimientos  y técnicas utilizadas  para administrar almacenes se han ido transformando con el paso de los años y más con la intervención del factor tecnológico, generando que cada día  surjan más empresas con la idea de  implementar estos cambios en sus unidades de almacenamiento.

Sin embargo aunque parezca difícil de creer no todas podrían estar  familiarizadas con los siguientes puntos, que se mostraran a continuación:

¿Qué es la gestión de almacenes?

Es el proceso que se encarga  de manejar y controlar  en el interior del almacén los movimientos de  recepción, resguardo y  distribución  de cualquier tipo de materiales, productos o   insumos,  utilizados para las actividades de producción y comercialización de una determinada empresa.

Importancia y objetivos de la gestión de almacenes

Una buena gestión de almacenes es importante porque le permitirá al empresario o dueño de un negocio saber con exactitud cómo están funcionando estas áreas de resguardo, tanto operacional como contablemente. Es decir puede obtener respuestas sobre si es necesario reorganizar los espacios disponibles, se tienen que reubicar los productos, si se deben modificar ciertas  condiciones de almacenaje, o falta que se identifiquen  zonas de peligros potenciales, se debe incorporar más estantería, cuales son los productos con mayor salida, con cuantas cantidades de producto se cuenta y si puede disponer de éstos a tiempo, y muchas otras incógnitas, que vayan siempre en función de mejorar todo lo que implica la administración de los almacenes. Si tienes la necesidad de alquilar un almacén puedes comunicarte con nosotros.

Entre los principales objetivos que tiene la gestión  de almacenes, podemos mencionar:

• Minimizar las posibles pérdidas en el almacén de materiales por deterioro o degradación, que puedan ameritar  inversión de capital por parte de la empresa, esto se puede lograr gracias a los sistema de gestión de almacenes que ayuda a mejorar los procesos internos
• Aprovechar al máximo el espacio físico disponible, a través de un  diseño organizado y estratégico de las secciones  que lo integran.
• Abastecer de forma adecuada, oportuna e ininterrumpida, los productos  que sean requeridos para garantizar las actividades productivas  de la empresa.   
• Contribuir a la optimización de  las operaciones de la empresa.
• Reducir los costos.
• Disminuir los tiempos de entrega.
• Elevar los niveles de satisfacción del cliente.
• Controlar y monitorear el stock reflejado en los inventarios, es decir el flujo de entrada y salida de la mercancía.

Funciones del almacén

El almacén es un lugar o espacio físico acondicionado especialmente para almacenar mercancía que sea de interés. Tiene como funciones principales:

• Recibir y distribuir materiales.
• Preservar la mercancía bajo las condiciones y normas adecuadas.
• Controlar los movimientos que se ejecutan de la mercancía (entradas, trasferencias de un sitio a otro dentro del mismo espacio  y las salidas).
• Controlar la calidad de los productos.

Proceso de la gestión de almacenes

El proceso se encuentra dividido  en las  etapas que se mencionan a continuación:

• Planificación y organización: en este punto es elemental definir el tipo, volumen, tamaño y características particulares  de la  mercancía que será resguardada, para determinar cuántas soluciones de almacenaje se van a implementar, estableciendo   posteriormente los parámetros de: ubicación y distribución, estructuras a utilizar, equipamientos y maquinarias, condiciones térmicas, procedimientos de carga y descarga, entre otros.
• Registro y control de la data: etapa indispensable para conocer lo que está ocurriendo dentro del almacén,  razón por la cual  debe realizarse  cuidadosamente, sin  omitir ningún detalle que se considere relevante y que pueda interferir  en la ejecución del proceso. Algunas empresas las  llevan manualmente mientras que otras utilizan   programas informáticos  especializados en gestión de almacenes, para conocer de manera general  el panorama actualizado de los productos.  
• Dirección: esta última etapa se divide en tres componentes:

• Recepción: el material en su totalidad debe ser ingresado en el sistema una vez que se  verifican sus condiciones y que las cantidades recibidas coincidan con la guía de entrega; se debe recopilar  información como datos del proveedor que está suministrando la mercancía, documentación específica: y  permisologías especiales para  manipularla u otros aspectos relevantes.
• Almacenamiento: en este punto se debe preservar y  custodiar la mercancía de tal manera que permanezca  en óptimas condiciones, seleccionando el tipo de logística de almacenaje que aplique según sea el caso.
• Salida: si se cumplieron  cabalmente  con los pasos anteriores, entregar la mercancía bajo los estándares establecidos no debería representar un dolor de cabeza para la empresa.  

Mostrar  la disposición para analizar y evaluar cómo  viene desarrollando  sus procesos para administrar almacenes, le aporta  un valor extra  a su empresa  porque normalmente se inicia partiendo desde una perspectiva que va cambiando progresivamente y se debe ajustar a los nuevos desafíos del mercado.

Es por ello que si está seguro que desconoce todo o parte de lo que se necesita saber  para llevar a  cabo una correcta gestión de almacenes, no se preocupe porque  puede recurrir a diversas compañías especializadas en el tema, que pueden asesorarlo y responder sus dudas; sin embargo recuerde que no existe una fórmula mágica que le garantice el éxito del proceso, solo es cuestión de intentar hacerlo de la manera más eficiente posible.

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